Hướng dẫn dạy và học online trên Zoom Meetings

Nội dung text: Hướng dẫn dạy và học online trên Zoom Meetings

1. 1 HƯỚNG DẪN DẠY VÀ HỌC ONLINE TRÊN ZOOM MEETINGS Trần Thanh Hùng, khoa Công nghệ Giới thiệu: Zoom meetings là một phần mềm chuyên dùng để hội họp online, nhưng cũng có thể dùng để dạy và học online rất tốt. Đặc biệt không đòi hỏi thiết bị gì nhiều, chỉ cần máy tính kết nối internet là có thể dạy online trực tiếp được. Zoom không đòi hỏi cấu hình máy mạnh cũng như mạng phải thật nhanh. Khi dạy online, vừa có thể tương tác với sinh viên/học viên như trên lớp, vừa có thể quay video clip lại rất dễ dàng bằng 1 nút bấm để chia sẻ cho người học xem lại. Sinh viên/học viên tham gia học bằng máy tính hay điện thoại đều được. Không tham dự được trực tiếp vẫn xem lại được. Bài viết sau mô tả chi tiết từng bước tiến hành để dạy và học online, bao gồm các phần: Phần 0: So sánh, lựa chọn công cụ Video Phần 1: Cài đặt Zoom Video Phần 2: Tạo tiết học trên Zoom và mời sinh viên/học viên tham gia Video Phần 3: Dạy và học online Video Phần 4: Tạo danh sách email lớp học Video Phần 5: Chia sẻ video clip tiết học Video Phần 6: Cách viết, vẽ khi dạy và học Video FAQ: Các vấn đề hay gặp và cách giải quyết Video Tiếp tục giảng dạy khi bị mất kết nối internet/Zoom khi đang dạy Video Cài đặt bảo mật 2 lớp Video (Đối với sinh viên/học viên/người tham dự chỉ cần đọc Phần 1 và Phần 3b. Đối với người tổ chức buổi họp cần đọc phần 1-3, thầy cô muốn dạy online cần đọc hết)
2. 2 PHẦN 0: SO SÁNH, LỰA CHỌN CÔNG CỤ DẠY VÀ HỌC ONLINE Hiện tại có 3 công cụ cho phép hội họp, làm việc trực tuyến miễn phí, có thể dùng để dạy và học online, bao gồm Skype, Google Meet và Zoom meetings. Ưu khuyết điểm của từng công cụ theo các tiêu chí như sau: 1. Khả năng ghi hình: ● Skype: có thể ghi hình lại, ● Zoom: có thể ghi hình lại, ● Google Meet: không thể ghi hình được. Cập nhật: Hiện tại Google Meet đã cho phép ghi hình. 2. Yêu cầu đường truyền: Skype Google Meet Zoom Chỉ chia sẻ màn hình 128kbps-300kbps 300kbps 50-75kbps Chia sẻ màn hình + ? 300kbps+ video thu nhỏ 50-150kbps Chia sẻ video full HD 4 Mbps - 8 Mbps nhóm đông cho 7 người tham Tối thiểu 2.5 Mbps-3.0 Mbps dự trở lên 4.0 Mbps cho 10 người tham dự 2. Yêu cầu phần cứng, phần mềm: Skype Google Meet Zoom Hệ điều hành (tương Windows 10 Mac OS X Windows 10 thích) Windows 8.1 Windows Windows 8, 8.1 Windows 8 Chrome Windows 7 Windows 7 Ubuntu Windows Vista, SP1 Android Android Windows XP, SP3+ IOS, Mac OS IOS Ubuntu 12.04+ Android IOS, Mac OS Tốc độ CPU Ít nhất 1 GHz Ít nhất 1 GHz Ít nhất 2.2 GHz
3. 3 Core i3/i5/i7 thế hệ 2+ RAM Ít nhất 512 MB ? Không có giới hạn dưới 3. Số người tham dự tối đa: Phiên bản miễn phí Phiên bản trả phí ● Skype: 50 ● Skype: 250 ● Google Meet: 100 ● Google Meet: 250 ● Zoom: 100 ● Zoom: 500-1000 4. Mời người tham dự: ● Skype: khó mời người mới tham dự, phải người trong nhóm mới mời được. ● Zoom và Google Meet: có thể mời người mới tham dự dễ dàng, chỉ cần biết địa chỉ email. 5. Bị proxy Trường chặn: ● Skype: bị chặn bởi proxy CTU, không thể sử dụng với hệ thống mạng trong khuôn viên CTU. ● Zoom và Google Meet: không bị chặn. Tóm lại: Zoom là sự lựa chọn tốt nhất.
4. 4 PHẦN 1: CÀI ĐẶT ZOOM Có thể cài đặt từ trang chủ của Zoom: Tuy nhiên cách cài đặt đơn giản nhất là bấm vào link của 1 tiết học/buổi họp được mời, ví dụ: để tải và cài đặt Zoom (lên máy tính hay điện thoại đều được). (Không cài đặt vẫn tham dự được, nhưng tốt nhất nên cài) a. Cài đặt trên máy tính: Máy có thể thông báo chuyển hướng đến link đã bấm. Nếu không chuyển hướng được, bấm vào link trên để chuyển hướng. Sau đó bấm download & run Zoom (nếu được yêu cầu). Máy sẽ tự động download phần mềm Zoom và yêu cầu cài đặt. Nếu máy không tự động download thì bấm download here.
5. 5 Bấm Run để download và cài đặt. Bấm Run lần nữa để cài đặt. Nếu nó không tự cài đặt thì phải chạy file nó vừa download về để cài đặt (ví dụ: Zoom_c0036363ad5c67cc.exe) Sau khi cài đặt xong, chạy Zoom và bấm Sign in để đăng nhập.
6. 6 Nên chọn đăng nhập bằng địa chỉ email CTU bằng cách bấm Sign In with Google, sau đó chọn tài khoản email CTU để đăng nhập. Nên đăng nhập email CTU trước, nếu không sẽ bị yêu cầu nhập password. Đối với sinh viên/học viên, bắt buộc phải dùng địa chỉ email của Trường cung cấp. Password chính là password của email.
7. 7 Khi cửa số Zoom mở lên, có thể bấm Test Speaker and Microphone để kiểm tra âm thanh hoặc Join with Computer Audio để tiếp tục. Ghi chú: - Sau lần chạy đầu tiên, các lần chạy sau này Zoom tự động đăng nhập. - Có thể chọn tự động join audio để lần sau nó không hỏi nữa.
8. 8 b. Cài đặt trên điện thoại/máy tính bảng hệ điều hành Android Bước 1: Bấm vào link tiết học/buổi họp được mời (trên email/Google calendar). Bấm link chuyển hướng nếu được yêu cầu. Bước 2: Chọn Download from Google Play Bước 3: Bấm Install để cài đặt Zoom Cloud Meetings Bước 4: Bấm Open để chạy Bước 5: Bấm Sign In. Chọn Sign in with Google, chọn tài khoản email do CTU cấp (Trên điện thoại, máy tính bảng của Apple cũng tương tự)
9. 9 PHẦN 2: TẠO TIẾT HỌC TRÊN ZOOM VÀ GỞI LỊCH HỌC CHO SINH VIÊN/HỌC VIÊN/NGƯỜI THAM GIA Bước 1: Chạy Zoom. Giao diện Zoom được mở lên như sau. Mặc định nó vào thẳng giao diện Meetings. Nếu không thì bấm vào Meetings. Bấm vào nút và chọn Schedule Meeting (hoặc bấm Schedule nếu đang ở giao diện Home). Bước 2: Nhập thông tin lớp học, bao gồm tên topic (học phần), thời gian bắt đầu và độ dài buổi học, meeting ID nên chọn tự động, chọn không password, Chọn Recurring meeting nếu muốn lập lại tiết học mỗi tuần (các tuần tới không cần tạo nữa, lưu ý ở phần sau phải chọn hình thức lập lại, số tuần lập lại trên lịch Google Calendar). Xong bấm Schedule. Lưu ý coi chừng nhầm thời gian giữa AM và PM.
10. 11 Trong phần Advaned Options: có thể chọn cho phép sinh viên/học viên vào tham dự trước thầy cô và tự động ghi hình lại (quay video clip) tiết học để cho sinh viên/học viên xem lại sau này (xem phần 5: chia sẻ video clip cho sinh viên/học viên). Nếu không chọn tự động ghi hình tới lúc dạy hay quên ghi lại, đặc biệt ở các tiết sau.
11. 12 Nếu chọn Calender là Google Calendar (lịch mặc định), thì cần phải chọn tài khoản đăng nhập. Nên chọn tài khoản email CTU và cho phép Zoom được quyền truy cập lịch Google Calendar. Sau đó Google Calendar sẽ được mở lên.
12. 13 Bước 3: Cập nhật lịch tiết học trên Google Calendar: nhập nội dung cần nói với sinh viên/học viên và nhập danh sách email của lớp (xem cách tạo danh sách email của lớp tự động ở Phần 4 nếu chưa có danh sách email lớp hoặc dùng email group theo cách Trung tâm Thông tin & Quản trị mạng hướng dẫn, copy toàn bộ email lớp dán vào chỗ Add guests, bấm Enter). Bấm Save và chọn Send để gởi thông báo đi.
13. 14 Chọn Invite external guest do hệ thống xem email sinh viên/học viên không thuộc CTU. Cách tạo trên điện thoại cũng tương tự. Xem ví dụ một lời mời sinh viên tham gia buổi học ở đây: khMg/edit?usp=sharing
14. 15 PHẦN 3: DẠY VÀ HỌC a. Đối với giảng viên/người điều khiển buổi học/buổi họp Bước 1: Khi đến thời gian tiết học, chạy Zoom, chọn tiết học và bấm Start (trong cửa sổ Meetings). Chọn Join with Computer Audio. Giao diện Zoom sẽ mở ra như sau:
15. 16 Hàng phía dưới giao diện Zoom là menu các nút điều khiển (tự động ẩn, kéo chuột tới mới hiện lên), trong đó: Để bật/tắt micro của máy tính/điện thoại. Nếu âm thanh bị hú (echo) hoặc sinh viên/học viên đang ở nơi ồn ào quá, yêu cầu sinh viên/học viên tắt micro để hết bị echo/hết ồn, chỉ bật lên khi muốn nói. Hình nút như trên là micro đang bật. Ngoài ra khi nói sẽ hiển thị vạch mức âm thanh của micro. Cài đặt âm thanh/hình ảnh/chia sẻ màn hình (Nút đi kế phần nào thì cài đặt cho phần đó). Bình thường không cần chú ý cái này. Để bật/tắt hình ảnh. Khi bật lên thì mọi người sẽ thấy hình ảnh người đang nói. Hình như trên là đang tắt hình ảnh. Mời thêm người tham dự. Lúc đầu đã mời đủ thì không cần chú ý tới. Quản lý người tham dự. Xem có bao nhiêu người tham dự, tên của từng người. Dùng để điểm danh sinh viên/học viên tham dự. Cũng có thể dùng
16. 17 để tắt micro của từng người dự hoặc tắt hết micro của tất cả người dự trong trường hợp ồn quá. Chia sẻ màn hình. Trước đó cần bật bài giảng/hình ảnh cần chia sẻ lên trước. Tất cả mọi người tham gia đều thấy màn hình được chia sẻ. Để bật cửa sổ chat với mọi người. Để ghi hình lại tiết học thành một video clip. Để kết thúc tiết học. Bước 2: Bật bài giảng lên ở chế độ trình chiếu. Trở lại Zoom, bật chia sẻ màn hình, chọn bài giảng đang chiếu, bấm Share và bắt đầu dạy bình thường như dạy trên lớp truyền thống. Đừng quên bấm nút ghi hình lại bài giảng để sinh viên/học viên xem lại (tốt nhất nên chọn ghi hình tự động ở phần trước). Zoom sẽ lưu đoạn video clip của buổi học trên máy tính (trong thư mục Zoom trong Documents). Sau đó thầy cô có thể chia sẻ video clip cho sinh viên/học viên qua email/Youtube/Facebook/Google drive/hệ thống elearning CTU, để xem lại (hoặc những người vắng học lại) (xem Phần 5: chia sẻ video clip cho sinh viên/học viên).
17. 18 Có một menu nổi lên phía trên màn hình (tự động ẩn, di chuyển chuột đến mới nổi lên) là các nút điều khiển giống như trên giao diện Zoom, ngoài ra còn có thêm một số nút điều khiển khác: Để chia sẻ màn hình khác. Tạm dừng chia sẻ màn hình. Kết thúc chia sẻ màn hình. Vẽ/ghi chú lên màn hình đang chia sẻ. Khi bấm vào sẽ hiện menu ghi chú như sau: Có thể chọn Spotlight để chỉ vào các điểm cần chú ý trên bài giảng như khi dùng bút laser . Tắt menu ghi chú. Ghi chú: - Để có âm thanh tốt nhất, nên sử dụng tai nghe của điện thoại (có micro thoại).
18. 19 - Chọn chia sẻ màn hình loại nào thì người tham dự chỉ xem được màn hình loại đó. Cho dù trên máy tính người chủ trì đã chuyển màn hình khác thì người dự vẫn chỉ thấy được màn hình đã chia sẻ. Do đó muốn người tham dự thấy màn hình khác, phải tắt chia sẻ màn hình hiện tại và chia sẻ màn hình mới. Cái này hay quên! VD: Đang dạy trên PowerPoint, muốn cho người dự xem trình duyệt phải tắt chia sẻ, rồi chọn chia sẻ trình duyệt. Muốn trở lại bài giảng phải làm như thế một lần nữa. Tuy nhiên nếu đang chia sẻ màn hình PowerPoint, nếu mở 1 file PowerPoint khác thì người dự sẽ thấy được màn hình PowerPoint mà người điều khiển đang thấy (không cần tắt chia sẻ và chia sẻ lại). Để đơn giản hơn, thầy cô có thể chọn chia sẻ screen/desktop. Lúc đó người học sẽ thấy tất cả những gì thầy cô thấy trên màn hình. Khỏi chuyển qua chuyển lại. Ngoài ra thầy cô còn có thể chia sẻ file cho sinh viên bằng công cụ chia sẻ màn hình. Phần mềm Zoom có nhiều phiên bản. Phiên bản Basic miễn phí bị giới hạn số lượng người học 100 và thời gian học 40 phút. Sau khi hết thời gian, tiết học bị dừng lại. Muốn tiếp tục dạy, chỉ cần chọn lại tiết dạy đang dạy, bấm Start để tiếp tục dạy. 40 phút sau sẽ bị dừng tiếp. Cần nói rõ cho sinh viên/học viên biết điều này. Muốn dạy lớp hơn 100 và không bị dừng mỗi 40 phút thì phải trả phí (xem mức phí ở đây: Thời gian 40 phút được tính từ lúc người đầu tiên vào tham dự. Do đó nếu cho phép người dự tham gia trước người tổ chức và có người vào sớm quá thì thời gian còn lại ít hơn 40 phút rất nhiều. Tuy nhiên khi hết thời gian, chỉ cần bấm Start lại để tiếp tục và có thể tiếp tục bao nhiêu lần cũng được. Khi tiết học bị dừng lại, Zoom sẽ tiến hành ghi file video clip nếu trước đó đã chọn ghi hình. Việc này mất nhiều thời gian. Trong khi Zoom đang ghi file video clip, vẫn có thể tiến hành dạy tiếp bình thường. Việc ghi file có thể làm máy tính chạy chậm lại. Nếu thấy máy chạy chậm quá, có thể ảnh hưởng việc dạy tiếp, có thể bấm vào chỗ Stop Converting ở cửa sổ ghi file (hoặc bấm x ở góc trên bên phải cửa sổ ghi file) để dừng việc ghi file. Sau khi dạy xong hết mới tiếp tục việc ghi file bằng cách nhấn đúp chuột vào các file có tên double_click_to_convert_01.zoom trong các thư mục Zoom đang ghi file dang dở (nếu đã ghi xong thì không còn file này).
19. 20 b. Đối với sinh viên/người tham dự Bước 1: Đến giờ học, vào Google Calendar, bấm vào link Zoom meeting trong lịch học (đã được mời). Nếu máy không chuyển hướng được, bấm link chuyển hướng. Bước 2: Bắt đầu học. Khi cần hỏi giảng viên, bật micro lên và bắt đầu hỏi. Khi hỏi xong tắt micro đi để mọi người không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn/tiếng vọng (nếu có). Để có âm thanh tốt nhất, nên sử dụng tai nghe của điện thoại (có micro thoại). Không vào bằng 2 máy đặt gần nhau để tránh tiếng vọng. Mỗi lần tiết học bị dừng do hết thời gian giới hạn 40 phút, chỉ cần bấm vào link Zoom meeting trong lịch học một lần nữa để tiếp tục.